Kuala Tungkal, Lenterajambi.id - Bupati Tanjung Jabung Barat, Drs. H. Anwar Sadat, M.Ag, secara resmi membuka kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanjung Jabung Barat (Tanjab Barat) pada Kamis, 5 September. Kegiatan ini diadakan untuk menindaklanjuti amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengharuskan pengelolaan arsip sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Dalam sambutannya, Bupati Anwar Sadat menekankan pentingnya kehati-hatian dalam proses pemusnahan arsip. Menurutnya, pemusnahan arsip adalah kegiatan yang memiliki risiko besar, karena berkaitan dengan penghapusan alat bukti yang jika salah bisa berdampak fatal. Meski begitu, hal ini tidak boleh menjadi alasan untuk takut menjalankan kewajiban pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.
"Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai prosedur yang berlaku. Jika tidak, dampaknya bisa mengakibatkan kerugian finansial dan menghambat penemuan arsip yang diperlukan," ujar Bupati dalam acara tersebut.
Bupati juga menyoroti bahwa pemusnahan arsip yang tidak penting dapat mengurangi biaya penyimpanan dan mempermudah manajemen arsip di kemudian hari. Proses pemusnahan ini sangat penting untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun. Ia berharap kegiatan bimtek ini dapat memberikan pemahaman lebih mendalam kepada seluruh perangkat daerah terkait pentingnya manajemen arsip.
Pada bulan Juli lalu, Bupati menyetujui pemusnahan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanjab Barat. Sebanyak 1.750 berkas dan 3.090 lembar arsip dengan retensi di bawah 10 tahun telah dimusnahkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
"Melalui bimtek ini, saya berharap seluruh perangkat daerah dapat melaksanakan tahapan manajemen arsip, terutama dalam penyusutan arsip yang harus sesuai prosedur dan aturan kearsipan," tambah Bupati.
Kegiatan Bimtek ini juga dihadiri oleh Pj. Sekretaris Daerah Kabupaten Tanjab Barat, para Staf Ahli dan Asisten Setda, Inspektur Daerah, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, serta peserta dari berbagai perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanjab Barat.
Bimtek ini menjadi bagian penting dalam menjaga tertib administrasi dan efisiensi dalam pengelolaan arsip daerah. Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi, manajemen arsip menjadi lebih kompleks. Oleh karena itu, peningkatan kapasitas dan pemahaman terhadap kearsipan melalui bimtek ini dinilai sangat tepat.
Seluruh peserta bimtek diberikan materi mengenai prosedur pemusnahan arsip yang sesuai dengan standar nasional, termasuk tahapan seleksi arsip, identifikasi, hingga proses pemusnahan yang aman. Mereka juga diberikan simulasi pemusnahan arsip yang dilaksanakan dengan mengutamakan prinsip kehati-hatian.
Bupati Anwar Sadat mengingatkan bahwa setiap arsip memiliki nilai penting dalam administrasi pemerintahan. Arsip tidak hanya sekadar dokumen, tetapi juga sebagai alat bukti yang sah dan dapat digunakan di kemudian hari jika diperlukan. Oleh karena itu, pemusnahan arsip harus benar-benar dilakukan dengan teliti dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dalam kesempatan tersebut, Pj. Sekda Tanjab Barat juga menyampaikan apresiasi kepada Bupati yang telah memberikan perhatian besar terhadap manajemen arsip di lingkungan Pemkab Tanjab Barat. Menurutnya, hal ini menunjukkan komitmen pemerintah daerah dalam menjaga kualitas administrasi yang akuntabel.
Lebih lanjut, Inspektur Daerah juga menyampaikan bahwa pengawasan terhadap manajemen arsip di setiap perangkat daerah akan terus diperketat. Hal ini untuk memastikan bahwa tidak ada arsip yang dimusnahkan secara sembarangan tanpa melalui proses yang benar.
Bimtek ini menjadi momentum penting bagi seluruh peserta untuk menyegarkan kembali pengetahuan mereka mengenai kearsipan. Mereka diharapkan dapat membawa ilmu yang didapatkan selama bimtek ke instansi masing-masing dan menerapkannya secara maksimal.
Kegiatan ini mendapat dukungan penuh dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanjab Barat yang berperan sebagai penyelenggara. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menegaskan bahwa pihaknya akan terus mengawal pelaksanaan manajemen arsip di seluruh perangkat daerah agar sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Bupati Anwar Sadat juga mengingatkan seluruh perangkat daerah untuk tidak mengabaikan kewajiban pemusnahan arsip yang sudah kadaluwarsa. Arsip yang sudah melewati masa retensi dan tidak memiliki nilai guna lagi harus segera dimusnahkan untuk menghindari penumpukan arsip yang tidak perlu.
Pada akhir acara, Bupati memberikan apresiasi kepada seluruh peserta bimtek dan berharap mereka dapat menjadi agen perubahan dalam manajemen arsip di instansi masing-masing. Dengan demikian, pengelolaan arsip di Kabupaten Tanjab Barat dapat semakin tertata dengan baik dan efisien.
Kegiatan ini diakhiri dengan penyerahan sertifikat kepada seluruh peserta sebagai tanda telah mengikuti bimtek dengan baik. Penyerahan sertifikat dilakukan secara simbolis oleh Bupati Tanjab Barat kepada perwakilan peserta.
Dengan terlaksananya bimtek ini, diharapkan seluruh perangkat daerah di Kabupaten Tanjab Barat dapat lebih memahami pentingnya pemusnahan arsip yang sesuai prosedur, sehingga tata kelola arsip di daerah tersebut dapat lebih baik lagi ke depannya.(Aj)
